Lainausehdot

Kokoelmaobjektien (arkistoaineisto, esineet, taideteokset) lainaaminen Helsingin kaupunginmuseosta

1. Yleiset periaatteet

Periaatteet koskevat lyhytaikaisia, (max 24 kk) lainoja. Pidempiaikaisista lainoista neuvotellaan erikseen. Lainat ovat aina määräaikaisia. Helsingin kaupunginmuseo lainaa kokoelmaobjektejaan museoille ja näyttelynjärjestäjille, joilla on museoammatillista henkilökuntaa tai vastaava asiantuntemus sekä asianmukaisesti valvotut ja olosuhteiltaan kontrolloidut tilat.

Lainansaaja vastaa kaikista lainaamiseen liittyvistä kustannuksista. Niihin kuuluvat muun muassa lainausmaksu, vakuutus, kuljetus ja mahdolliset laajemmat kuriirin kustannukset sekä muut korvaukset. Jos lainaus ja/tai näytteille asettaminen edellyttää kehystystä, konservointia, kuljetuspakkauksen valmistamista tai muita toimenpiteitä, lainansaaja vastaa kustannuksista.

2. Lainapyyntö

Lainapyyntö osoitetaan sähköpostitse Helsingin kaupunginmuseolle viimeistään kolme kuukautta ja yli viiden objektin lainoissa kuusi kuukautta ennen laina-ajan alkamista. Lainapyynnössä tulee mainita lainattavat kokoelmaobjektit, laina-aika ja lainaehdoissa määritellyt seikat, kuten olosuhde-, turvallisuus- ja vartiointijärjestelyt. Helsingin kaupunginmuseo voi tarvittaessa edellyttää lisäselvitysten esittämistä.

3. Olosuhteet

Lainapyynnöstä tulee käydä ilmi näyttelytilan lämpötilan, suhteellisen kosteuden ja valaistusvoimakkuuden raja-arvot ja säätömahdollisuudet. Mikäli lainattavan kokoelmaobjektin kohdalla on noudatettava täsmällisempiä olosuhdearvoja, ne määritellään erikseen lainasopimuksessa. Helsingin kaupunginmuseo voi edellyttää, että näyttelyolosuhteita seurataan ja pyytää toimittamaan raportit mittaustuloksista.

4. Kuntoraportti

Helsingin kaupunginmuseo tekee lainattaville kokoelmaobjekteille kuntotarkastuksen ennen lainan alkua ja laatii kuntoraportin. Lainansaajan tulee tarkistaa kokoelmaobjekti kuljetuksen jälkeen sekä ennen paluukuljetusta ja merkitä kaikki muutokset objektin mukana kulkevaan kuntoraporttiin. Helsingin kaupunginmuseo tarkastaa objektit niiden palattua lainasta.

5. Vakuutukset

Lainansaaja vakuuttaa lainattavat kokoelmaobjektit lainasopimukseen merkitystä arvosta kaikkien riskien varalta vakuutuksella tai valtiontakuulla. Kokoelmaobjektit on vakuutettava ennen kuljetusten alkamista ja vakuutuksen on oltava voimassa siitä hetkestä, kun Helsingin kaupunginmuseo luovuttaa kokoelmaobjektit lainansaajan haltuun siihen hetkeen, kun lainansaaja palauttaa ne Helsingin kaupunginmuseoon. Helsingin kaupunginmuseo voi edellyttää vakuutusasiakirjan esittämistä.

6. Menettely vahinkotapauksissa

Lainansaaja ilmoittaa välittömästi havaitsemastaan vahingosta Helsingin kaupunginmuseoon. Vahingon toteaa ja vaurion suuruuden määrittelee Helsingin kaupunginmuseon valtuuttama konservaattori. Kokoelmaobjekti säilyy aina Helsingin kaupunginmuseon omistuksessa huolimatta sille aiheutuneen vahingon määrästä tai laadusta.

7. Kuljetukset

Lainansaaja vastaa kuljetusjärjestelyistä ja niiden kustannuksista. Kuljetusten aikatauluista on sovittava Helsingin kaupunginmuseon kanssa. Lainauksesta aiheutuvista lisäkustannuksista sovitaan aina erikseen.

Helsingin kaupunginmuseo voi edellyttää kuriiria mukaan kuljetukseen ja/tai tarkastamaan lainatut kokoelmaobjektit näyttelypaikassa sekä osallistumaan kuntotarkastukseen, seuraamaan näytteille asettamista, purkua sekä pakkausta lainansaajan kustannuksella.

Kuljetuksessa on käytettävä Helsingin kaupunginmuseon hyväksymää kuljetustapaa. Kokoelmaobjektit tulee pakata paluukuljetusta varten yhtä huolellisesti, vastaavilla materiaaleilla sekä samoihin kuljetuslaatikoihin kuin ne Helsingin kaupunginmuseosta lähtiessä olivat.

Pakkauslaatikot ja -materiaalit tulee säilyttää turvallisissa ja lämpimissä sisätiloissa. Kokoelmaobjekteja ei saa säilyttää väliaikaisesti sopimatta siitä erikseen Helsingin kaupunginmuseon kanssa.

8. Turvallisuus

Lainansaaja sitoutuu huolehtimaan siitä, että näyttelytilat ja muut tilat, joissa kokoelmaobjekteja säilytetään ja käsitellään ovat riittävän turvallisia. Tiloissa tulee olla asianmukaiset rikosturvallisuus- ja paloilmoitinlaitteistot. Lainapyynnössä tulee esittää turvallisuus- ja vartiointijärjestelyt.

Vain ammattitaitoinen henkilökunta saa käsitellä kokoelmaobjekteja. Niille ei saa tehdä mitään konservointi- tai muita toimenpiteitä ilman Helsingin kaupunginmuseon hyväksyntää. Teoksia tai muita kokoelmaobjekteja ei saa purkaa kehyksistään tai muusta rakenteestaan eikä irrottaa kokonaisuudestaan ilman museon lupaa. Esillepanossa ja kaikessa objektien käsittelyssä kuten pakkaamisessa ja purkamisessa on huomioitava Helsingin kaupunginmuseon antama ohjeistus ja vaatimukset.

9. Kuvat ja julkaisut

Kuvia lainatuista kokoelmaobjekteista voi ladata Helsingin kaupunginmuseon Finnasta hkm.finna.fi. Finnassa julkaistuja kuvia saa käyttää kuvan yhteydessä mainituin ehdoin. Teoskuvia, jotka ovat tekijänoikeuden alaisia, voi tilata verkkolomakkeella Aineistotilaus – Helsingin kaupunginmuseo tai kuvia voi tiedustella osoitteesta kuvakokoelmat@hel.fi. Lainansaaja vastaa tekijänoikeudellisista luvista ja tekijänoikeusmaksuista. Mahdollisesta kuvauksesta on sovittava Helsingin kaupunginmuseon kanssa. Kuvia julkaistaessa ne on kreditoitava Helsingin kaupunginmuseon ohjeiden mukaisesti.

Näyttelyssä ja näyttelyjulkaisussa on lainattujen kokoelmaobjektien yhteydessä mainittava omistajana Helsingin kaupunginmuseo.